Mail-Archivierung

Mail-Archivierung
Geschäftsführende & Vereinsvorsitzende aufgepasst
… ob Sie wollen oder nicht, Sie müssen

E-Mail-Archivierung

GoBD konform • rechtssicher • revisionssicher

Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 01. Januar 2017 für Unternehmen und Vereine gesetzlich vorgeschrieben.

Sie tragen die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen (siehe Rückseite) zur Aufbewahrung von E-Mails.

Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen wie:
• Strafzahlungen an das Finanzamt
• Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
• Schadensersatzansprüche

Lassen Sie es nicht so weit kommen und fordern Sie noch heute ein Angebot an, denn wir haben eine kostengünstige Lösung für Sie.

Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung:
Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.

Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie ein Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Dazu reicht eine einfache Dateiablage, wie zum Beispiel die Aufbewahrung im E-Mail-Programm, nicht aus.

Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) werden die archivierten Unterlagen automatisch verwaltet. Gleichzeitig sind Ihre E-Mails auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch werden die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung erfüllt. Ebenso ist eine Sicherungskopie (Backup) Ihres Schriftverkehrs gewährleistet. Für höchstmögliche Sicherheit sorgt ein persönlicher, SSL verschlüsselter Zugang, mit dem nur Sie auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen zu können.

Fordern Sie noch heute Ihr individuellen Angebot an.